Hallinto ja johtaminen

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan osakeyhtiölakia (624/2006), yhtiöjärjestystä ja osakassopimusta. Tämän lisäksi yhtiöllä on hallinnointikoodi (Corporate Governance).

SYK:n omistavat kymmenen yliopistoa ja Suomen valtio. Yhtiöstä 2/3 omistavat Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Oulun yliopisto, Lapin yliopisto, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto, Turun yliopisto, Vaasan yliopisto ja Åbo Akademi. Suomen valtio omistaa 1/3 osakepääomasta, jonka omistusta edustaa Senaatti-kiinteistöt.

Yhtiökokous

SYK:ssa ylintä päätösvaltaa käyttävät omistajat eli yliopistot ja Senaatti-kiinteistöt yhtiökokouksessa. Yhtiökokous valitsee hallituksen, joka huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräisiä yhtiökokouksia pidetään päätöksenteon niin edellyttäessä.

Hallitus

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenet vuosittain. Hallituksessa on kuusi jäsentä, jotka valitaan yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus kokoontuu keskimäärin 10 kertaa vuodessa.

Hallituksen jäsenet ovat (31.12.2016) puheenjohtaja Petri Lintunen, varapuheenjohtaja Juha Lemström ja jäsenet Essi Kiuru, Päivi Laajala, Matti Paavonsalo ja Kalervo Väänänen.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa sekä osakeyhtiölain säädösten että hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo tämän toimintaa.

Toimitusjohtajan asettama johtoryhmä tukee toimitusjohtajaa yhtiön johtamisessa ja päätöksenteossa sekä strategian ja riskienhallinnan toimeenpanossa. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

Johtoryhmän jäsenet ovat toimitusjohtaja Mauno Sievänen, talous- ja rahoitusjohtaja, varatoimitusjohtaja Anssi Koski, johtaja Aki Havia (rakennuttaminen ja ylläpito) ja johtaja Juha Uotila (asiakkuudet ja kampuskehitys), sekä 2/2017 SYK:lla työt aloittanut johtaja Samuel Koivisto (asiakkuudet ja palvelut).

Hallinnointikoodi

Hallinnointikoodi eli Corporate Governance on yhtiökokouksen vahvistama koodisto, jonka tarkoituksena on varmistaa hyvän hallintotavan noudattaminen yhtiössä kaikilla tasoilla, edistää yhtiön toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä turvata omistajien tiedonsaanti ja tasapuolinen kohtelu. Siinä on mm. määritelty, että yhtiö ei maksa tukia poliittiseen tai sitä lähellä olevaan toimintaa. Hallinnointikoodi löytyy materiaalipankista.

Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettava informaatio on luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

Sisäinen valvonta on hallituksen ja operatiivisen johdon vastuulla, ja sitä toteuttaa koko henkilöstö. Toimitusjohtaja ylläpitää organisaatiorakennetta, jossa vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet on selkeästi ja kirjallisesti määritelty.

Liiketoiminnassa tai muutoin havaitut sisäisen valvonnan puutteet ja kehittämiskohteet dokumentoidaan ja raportoidaan toimitusjohtajalle, jonka on ryhdyttävä viivytyksettä havaintojen perusteella tarvittaviin toimiin. Hallitus arvioi määräajoin yhtiön sisäisen valvonnan toimivuutta.

Riskienhallinta

Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa kattavasti toimintaan liittyvät riskit sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä. Kokonaisvastuu riskienhallinnan toteuttamisesta on toimitusjohtajalla. Muut johtoryhmän jäsenet vastaavat oman toimialansa riskienhallinnasta.

Johtoryhmä käsittelee riskienhallinnan toimintaperiaatteet ja linjaukset sekä täsmentää vähintään kerran vuodessa yhtiön voimassa olevaa riskienhallintasuunnitelmaa. Johtoryhmä arvioi ja seuraa säännöllisesti yhtiön riskejä ja riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista.

Toimitusjohtaja raportoi riskeistä ja niiden muutoksista hallitukselle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Hallitus käsittelee merkittävimmät riskit ja niiden hallinnan sekä arvioi riskienhallinnan toimivuuden vähintään kerran vuodessa.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on osa yhtiön sisäistä valvontajärjestelmää. Sen tarkoituksena on vastata yhtiön riippumattomasta arviointi- ja varmistustoiminnosta, joka selvittää ja todentaa järjestelmällisesti riskienhallinnan, valvonnan sekä johtamisen ja hallinnon tehokkuutta.