Hallinto ja johtaminen

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan osakeyhtiölakia (624/2006), yhtiöjärjestystä ja osakassopimusta. Tämän lisäksi yhtiöllä on hallinnointikoodi (Corporate Governance).

SYK:n omistavat yhdeksän yliopistoa ja Suomen valtio. Yhtiöstä kaksi kolmasosaa omistavat Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Oulun yliopisto, Lapin yliopisto, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Tampereen yliopisto, Turun yliopisto, Vaasan yliopisto ja Åbo Akademi. Yhden kolmasosan osakepääomasta omistaa Suomen valtio, jonka omistusta edustaa Senaatti-kiinteistöt.

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n pääkonttori sijaitsee Suomessa, Tampereella ja lisäksi yhtiöllä on toimistot Oulussa, Kuopiossa, Jyväskylässä, Turussa ja Lappeenrannassa.

Yhtiökokous

SYK:ssa ylintä päätösvaltaa käyttävät omistajat eli yliopistot ja Senaatti-kiinteistöt yhtiökokouksessa. Yhtiökokous valitsee hallituksen, joka huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräisiä yhtiökokouksia pidetään päätöksenteon niin edellyttäessä.

Hallitus

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenet vuosittain. Hallituksessa on kuusi jäsentä, jotka valitaan yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus kokoontuu keskimäärin 10 kertaa vuodessa.

Hallituksen jäsenet ovat (31.12.2018) varapuheenjohtaja Sami Yläoutinen ja jäsenet Riitta Juutilainen Essi Kiuru, Päivi Mikkola ja Keijo Hämäläinen. Puheenjohtaja Petri Lintunen menehtyi syksyllä 2018.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa osakeyhtiölain säädösten sekä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo tämän toimintaa.

Toimitusjohtajan asettama johtoryhmä tukee toimitusjohtajaa yhtiön johtamisessa ja päätöksenteossa sekä strategian ja riskienhallinnan toimeenpanossa. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

Johtoryhmän jäsenet ovat toimitusjohtaja Mauno Sievänen, talous- ja rahoitusjohtaja, varatoimitusjohtaja Anssi Koski, johtaja Aki Havia (rakennuttaminen), johtaja Juha Uotila (kampuskehitys ja markkinointi) ja johtaja Samuel Koivisto (asiakkuudet ja palvelut).

Hallinnointikoodi

Hallinnointikoodi eli Corporate Governance on yhtiökokouksen vahvistama koodisto, jonka tarkoituksena on varmistaa hyvän hallintotavan noudattaminen yhtiössä kaikilla tasoilla, edistää yhtiön toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä turvata omistajien tiedonsaanti ja tasapuolinen kohtelu. Siinä on muun muassa määritelty, että yhtiö ei tue rahallisesti poliittista tai sitä lähellä olevaa toimintaa. Lue lisää hallinnointikoodista.

Hallituksen työjärjestys

Hallinnointikoodin lisäksi hallituksella on oma työjärjestyksensä, jota se noudattaa toiminnassaan.

Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettava informaatio on luotettavaa ja säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

Sisäinen valvonta on hallituksen ja operatiivisen johdon vastuulla, ja sitä toteuttaa koko henkilöstö. Toimitusjohtaja ylläpitää organisaatiorakennetta, jossa vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet on määritelty selvästi ja kirjallisesti.

Liiketoiminnassa tai muutoin havaitut sisäisen valvonnan puutteet ja kehittämiskohteet dokumentoidaan ja raportoidaan toimitusjohtajalle, jonka on ryhdyttävä viivytyksettä havaintojen perusteella tarvittaviin toimiin. Hallitus arvioi määräajoin yhtiön sisäisen valvonnan toimivuutta.

Riskienhallinta

Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa kattavasti toimintaan liittyvät riskit sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä. Kokonaisvastuu riskienhallinnan toteuttamisesta on toimitusjohtajalla. Muut johtoryhmän jäsenet vastaavat oman toimialansa riskienhallinnasta.

Tärkeimmiksi riskeiksi on SYK:n toiminnassa määritelty rahoitusriskit, tyhjenevien tilojen jälleenvuokraus sekä rakennusten sisäilmanlaadun tai teknisen kunnon heikkeneminen. Näihin riskeihin on löydetty kattavat ja tehokkaat hallintakeinot. Riskien minimoimiseksi tehdään operatiivisesti toimenpiteitä ja jatkuvaa työtä.

Johtoryhmä käsittelee riskienhallinnan toimintaperiaatteet ja linjaukset sekä täsmentää vähintään kerran vuodessa yhtiön voimassa olevaa riskienhallintasuunnitelmaa. Johtoryhmä arvioi ja seuraa säännöllisesti yhtiön riskejä ja riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista.

Toimitusjohtaja raportoi riskeistä ja niiden muutoksista hallitukselle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Hallitus käsittelee merkittävimmät riskit ja niiden hallinnan sekä arvioi riskienhallinnan toimivuuden vähintään kerran vuodessa.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on osa yhtiön sisäistä valvontajärjestelmää. Sen tarkoituksena on vastata yhtiön riippumattomasta arviointi- ja varmistustoiminnosta, joka selvittää ja todentaa järjestelmällisesti riskienhallinnan, valvonnan sekä johtamisen ja hallinnon tehokkuutta.