Hallinto ja johtaminen

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan osakeyhtiölakia (624/2006), yhtiöjärjestystä ja osakassopimusta. Tämän lisäksi yhtiöllä on hallinnointikoodi (Corporate Governance).

SYKin omistavat yhdeksän yliopistoa ja Suomen valtio. Yhtiöstä kaksi kolmasosaa omistavat Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Oulun yliopisto, Lapin yliopisto, Lappeenrannan–Lahden teknillinen yliopisto, Tampereen yliopisto, Turun yliopisto, Vaasan yliopisto ja Åbo Akademi. Yhden kolmasosan osakepääomasta omistaa Suomen valtio, jonka omistusta edustaa Senaatti-kiinteistöt.

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n pääkonttori sijaitsee Tampereella, ja lisäksi yhtiöllä on toimistot Oulussa, Kuopiossa, Joensuussa, Jyväskylässä, Turussa, Rovaniemellä ja Lappeenrannassa.

Yhtiökokous

SYKissä ylintä päätösvaltaa käyttävät omistajat yhtiökokouksessa. Yhtiökokous valitsee hallituksen, joka huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokous pidettiin hybridijärjestelyin Tampereella ja etäyhteyksin 11.6.2020.

Hallitus

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja jäsenet vuosittain. Hallituksessa on kuusi jäsentä, jotka valitaan yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus kokoontui vuoden 2020 aikana 14 kertaa. Hallituksen jäsenet ajalla 1.1.–11.6.2020 olivat puheenjohtaja Päivi Mikkola, varapuheenjohtaja Sami Yläoutinen ja jäsenet Riitta Juutilainen, Heli Huhtala, Keijo Hämäläinen ja Pekka Riuttanen. Hallituksen jäsenet ajalla 11.6.–31.12.2020 olivat puheenjohtaja Jukka Mönkkönen, varapuheenjohtaja Sami Yläoutinen ja jäsenet Riitta Juutilainen, Heli Huhtala, Päivi Mikkoja ja Pekka Riuttanen.

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa osakeyhtiölain säädösten sekä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo tämän toimintaa. Hallitus nimittää myös toimitusjohtajan sijaisen.

Toimitusjohtajan asettama johtoryhmä tukee toimitusjohtajaa yhtiön johtamisessa ja päätöksenteossa sekä strategian ja riskienhallinnan toimeenpanossa. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

Johtoryhmän jäsenet olivat 1.1.–31.7.2020 toimitusjohtaja Sanna Sianoja, talous- ja rahoitusjohtaja, varatoimitusjohtaja Anssi Koski, johtaja Aki Havia (rakennuttaminen), johtaja Juha Uotila (kampuskehitys ja markkinointi) ja johtaja Samuel Koivisto (asiakkuudet ja palvelut, SYKin palveluksessa 30.6.2020 asti). Yhtiössä toteutetun organisaatiouudistuksen perusteella johtoryhmän jäsenet olivat 1.8.–31.12.2020 alkaen toimitusjohtaja Sanna Sianoja, johtaja Aki Havia (rakennuttaminen ja ylläpito sis. palvelut) sekä johtaja Jessica Örn (Asiakkuudet). Johtoryhmän sihteerinä toimii asiantuntija Anita Rinne (viestintä).

Hallitus on nimittänyt toimitusjohtajan sijaiseksi Aki Havian.

Hallinnointikoodi

Hallinnointikoodi eli Corporate Governance on yhtiökokouksen vahvistama koodisto, jonka tarkoituksena on varmistaa hyvän hallintotavan noudattaminen yhtiössä kaikilla tasoilla, edistää yhtiön toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä turvata omistajien tiedonsaanti ja tasapuolinen kohtelu.

Hallituksen työjärjestys

Yhtiön hallinnointikoodin mukaisesti hallituksella on toimintaansa varten kirjallinen työjärjestys, jossa määritellään hallituksen keskeiset tehtävät sen lisäksi mitä osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä on määrätty. Hallituksen työjärjestyksessä määritellään myös hallituksen toimintaperiaatteet.

Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettava informaatio on luotettavaa, ja säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

Sisäinen valvonta on hallituksen ja operatiivisen johdon vastuulla, ja sitä toteuttaa koko henkilöstö. Toimitusjohtaja ylläpitää organisaatiorakennetta, jossa vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet on määritelty selvästi ja kirjallisesti.

Liiketoiminnassa tai muutoin havaitut sisäisen valvonnan puutteet ja kehittämiskohteet dokumentoidaan ja raportoidaan toimitusjohtajalle, jonka on ryhdyttävä viivytyksettä havaintojen perusteella tarvittaviin toimiin. Hallitus arvioi määräajoin yhtiön sisäisen valvonnan toimivuutta.

Riskienhallinta

Riskienhallinnan tavoitteena on tunnistaa kattavasti toimintaan liittyvät riskit sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä. Kokonaisvastuu riskienhallinnan toteuttamisesta on toimitusjohtajalla. Muut johtoryhmän jäsenet vastaavat oman toimialansa riskienhallinnasta.

Toimitusjohtaja raportoi riskeistä ja niiden muutoksista hallitukselle SYKin riskienhallintapolitiikan mukaisesti vähintään vuosittain. SYKin avainriskeiksi on määritelty omistajuus, kiinteistöjen arvonlasku, tyhjenevien tilojen jälleenvuokraus, rakennuksen teknisen kunnon ja sisäolosuhteiden heikentyminen, merkittävän investoinnin tai korjaustoimenpiteen taloudellinen epäonnistuminen sekä rahoitus. Avainriskit on käsitelty yksityiskohtaisissa riskikorteissa ja yleisesti riskienhallinnan tukena on hallituksen katselmoima riskienhallintapolitiikka. Avainriskikortit ja riskienhallintapolitiikka on katselmoitu hallituksen kokouksessa 27.8.2020. Hallitus käsittelee merkittävimmät riskit ja niiden hallinnan sekä arvioi riskienhallinnan toimivuuden vähintään kerran vuodessa.

Johtoryhmä käsittelee riskienhallinnan toimintaperiaatteet ja linjaukset sekä täsmentää vähintään kerran vuodessa yhtiön voimassa olevaa riskienhallintasuunnitelmaa. Johtoryhmä arvioi ja seuraa säännöllisesti yhtiön riskejä ja riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on osa yhtiön sisäistä valvontajärjestelmää. Sen tarkoituksena on vastata yhtiön riippumattomasta arviointi- ja varmistustoiminnosta, joka selvittää ja todentaa järjestelmällisesti riskienhallinnan, valvonnan sekä johtamisen ja hallinnon tehokkuutta.